Hvad er officialprincippet?

Officialprincippet er ikke direkte nævnt i offentlighedsloven, men det er et grundlæggende princip i dansk forvaltningsret, der gælder alle offentlige myndigheder. Princippet siger, at en myndighed har pligt til at sikre, at en sag er tilstrækkeligt oplyst, inden der træffes afgørelse – og inden myndigheden fx konkluderer, at der ikke eksisterer relevante dokumenter.

Hvad betyder det for aktindsigt?

Officialprincippet er særligt relevant, når du søger aktindsigt og myndigheden svarer, at de ikke har de dokumenter, du beder om. I sådanne tilfælde har myndigheden pligt til at undersøge grundigt:

  • Er der søgt tilstrækkeligt i alle relevante arkiver og systemer?
  • Er dokumenterne eventuelt arkiveret under et andet navn eller i et andet system?
  • Er dokumenterne eventuelt hos en anden enhed i myndigheden?
  • Er relevante e-mails og digitale filer inkluderet i søgningen?

En myndighed kan ikke blot afvise med "vi har ikke fundet noget", hvis der ikke er gjort en reel og systematisk indsats for at finde dokumenterne.

Myndighedens pligt til at søge grundigt

Officialprincippet kombineret med offentlighedsloven betyder, at en myndighed skal foretage en reel og systematisk søgning i sine arkiver, når du anmoder om aktindsigt. Myndigheden kan ikke bare søge i ét system og erklære sig færdig, hvis der er grund til at tro, at relevante dokumenter kan ligge andre steder.

Folketingets Ombudsmand har i flere sager kritiseret myndigheder for ikke at have søgt grundigt nok, og har understreget, at myndighedernes søgning skal være tilstrækkelig til, at man med rimelig sikkerhed kan konkludere, at de efterspurgte dokumenter ikke eksisterer.

Hvad gør du, hvis myndigheden hævder at mangle dokumenter?

Hvis du har god grund til at tro, at de dokumenter, du beder om, eksisterer, men myndigheden hævder det modsatte, bør du:

  • Præcisere din anmodning: Angiv så konkret som muligt, hvilke dokumenter du søger – fx med tidsperiode, emne og forventede afsendere/modtagere.
  • Bede om en forklaring: Spørg myndigheden, hvad de konkret har søgt efter og i hvilke systemer.
  • Klage: Klag til den overordnede myndighed med argument om, at officialprincippet er tilsidesat.
  • Kontakt Ombudsmanden: Ombudsmanden er særligt opmærksom på sager, hvor myndigheder ikke lever op til officialprincippet.

Journaliseringspligten – relateret princip

Officialprincippet hænger tæt sammen med journaliseringspligten: myndigheder er forpligtet til at journalisere (registrere) dokumenter i deres sager. Dokumenter, der aldrig er journaliseret, er svære at finde – men de eksisterer ofte alligevel i e-mailsystemer og andre systemer. Myndigheder kan ikke bruge manglende journalisering som undskyldning for ikke at udlevere dokumenter.